Manuale operativo DOGTRAIN
Manuale dal primo login dell’operatore master
Questa guida accompagna l’operatore master nei primi passaggi di configurazione di DOGTRAIN: accesso al backoffice, dati del centro, operatori, calendario, clienti, cani, prenotazioni, comunicazioni e collegamento tra pagine pubbliche e CRM.
Cos’è l’operatore master
L’operatore master è l’utente principale del centro. Può configurare il CRM, gestire gli operatori, vedere tutti i clienti, controllare il calendario generale, creare link di prenotazione e amministrare le impostazioni operative.
Indice del manuale
- Primo accesso al backoffice
- Configurazione dei dati del centro
- Creazione e gestione degli operatori
- Configurazione del calendario
- Gestione di clienti e cani
- Pacchetti, lezioni e residui
- Link pubblici di prenotazione
- Comunicazioni WhatsApp ed email
- Creazione di una pagina personale esterna
- Collegamento della pagina al CRM tramite modulo.php
- Controlli finali prima dell’uso reale
Capitolo 1 — Primo accesso al backoffice
Dopo l’attivazione del CRM, il master riceve le credenziali di accesso al backoffice. L’indirizzo di accesso è normalmente simile a questo:
https://tuodominio.it/backoffice/
Inserisci username e password, quindi accedi al pannello di controllo. Al primo ingresso è consigliabile verificare subito i dati dell’utente master e cambiare la password provvisoria, se fornita.
Esempio
Il centro riceve l’accesso con username master. Il titolare entra nel backoffice, controlla il proprio nome, aggiorna la password e verifica che il numero di telefono e l’email siano corretti.
Capitolo 2 — Configurazione dei dati del centro
Prima di usare il CRM con i clienti reali, il master dovrebbe configurare i dati principali del centro: nome attività, recapiti, indirizzo, email, telefono, eventuali dati fiscali, testi di base e riferimenti usati nelle comunicazioni.
Queste informazioni possono essere utilizzate nei messaggi, nelle pagine pubbliche, nei link inviati ai clienti e nelle comunicazioni operative.
- nome del centro;
- indirizzo e recapiti;
- email di servizio;
- numero WhatsApp principale;
- dati del master;
- eventuali testi standard da usare nelle comunicazioni.
Esempio
Il centro imposta come nome pubblico Centro Cinofilo Rossi, come email
Capitolo 3 — Creazione e gestione degli operatori
Se il centro lavora con più persone, il master può creare gli utenti degli operatori. Ogni operatore può avere dati personali, ruolo, permessi, telefono, email e, se previsto, collegamento al proprio numero WhatsApp.
La gestione multioperatore permette di assegnare clienti e appuntamenti alla persona corretta. Il master può mantenere una visione completa, mentre gli operatori possono vedere solo ciò che serve per il loro lavoro.
Master
Vede e gestisce tutto il centro.
Operatore
Lavora sui propri clienti, sulle proprie lezioni e sul proprio calendario.
Collaboratore
Può avere accesso limitato alle attività assegnate.
Utente inattivo
Resta nello storico, ma non viene usato per nuove attività operative.
Esempio
Il master crea l’operatore Luca e gli assegna i clienti che seguirà nel percorso di educazione urbana. Luca, accedendo al CRM, vede i propri clienti e il proprio calendario operativo.
Capitolo 4 — Configurazione del calendario
Il calendario è il cuore operativo di DOGTRAIN. Prima di inviare link ai clienti, il master deve impostare disponibilità, orari, eventuali chiusure, operatori, campi e regole di prenotazione.
Disponibilità settimanale
La disponibilità settimanale indica quando il centro o il singolo operatore possono ricevere prenotazioni. Può essere diversa per ogni giorno della settimana.
Esempio
Il centro lavora dal lunedì al sabato. Le lezioni sono disponibili dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 15:00 alle 19:00. La domenica il centro resta chiuso oppure accetta solo appuntamenti specifici.
Chiusure ed eccezioni
Le chiusure servono a bloccare giorni o fasce orarie particolari: ferie, manutenzioni, eventi, impegni del centro o indisponibilità temporanee.
Esempio
Il centro organizza uno stage interno sabato mattina. Il master crea una chiusura dalle 9:00 alle 13:00, così nessun cliente potrà prenotare lezioni in quella fascia.
Campi e spazi
Se il centro ha più campi o aree di lavoro, il calendario può tenere conto degli spazi disponibili, evitando sovrapposizioni sullo stesso campo.
Esempio
Il centro ha un campo esterno e un campo coperto. Una lezione può essere assegnata al campo coperto, mentre un’altra attività nello stesso orario può usare il campo esterno, se gli operatori e gli spazi sono disponibili.
Capitolo 5 — Gestione di clienti e cani
Ogni richiesta ricevuta può diventare una scheda cliente. Nella scheda vengono raccolti dati di contatto, note, stato del percorso, cane associato, appuntamenti, lezioni e comunicazioni.
Se il cliente ha più cani, il centro può mantenere informazioni distinte, così ogni percorso resta più ordinato.
- Crea o apri la scheda cliente.
- Inserisci i dati principali.
- Aggiungi il cane o i cani collegati.
- Imposta il percorso o il pacchetto.
- Programma appuntamenti o invia link di prenotazione.
Esempio
Mario Rossi contatta il centro per il cane Luna. Il master crea la scheda di Mario, inserisce telefono ed email, aggiunge Luna come cane associato e annota che il percorso riguarda difficoltà al guinzaglio in ambiente urbano.
Capitolo 6 — Pacchetti, lezioni e residui
Se il centro vende pacchetti di lezioni, DOGTRAIN permette di tenere traccia delle lezioni acquistate, svolte, future e residue. Questo aiuta il master e gli operatori a sapere sempre quante lezioni restano disponibili.
Esempio
Il cliente acquista un pacchetto da 10 lezioni. Dopo 3 lezioni svolte e 2 lezioni future già prenotate, il residuo reale è di 5 lezioni ancora da fissare.
Il controllo delle lezioni residue è importante anche per i link pubblici di prenotazione: quando non restano lezioni disponibili, il cliente non dovrebbe poter prenotare nuove lezioni oltre il pacchetto previsto.
Capitolo 7 — Link pubblici di prenotazione
DOGTRAIN può generare link personali da inviare ai clienti. Il cliente apre il link, sceglie giorno e orario disponibili e conferma la prenotazione senza dover scambiare molti messaggi con la segreteria.
Il sistema può usare link diversi a seconda dello scopo:
- prenotazione di una call;
- prenotazione di una lezione;
- completamento dati del cliente;
- compilazione di un questionario;
- conferma di un evento di gruppo.
Esempio
Il centro invia a Mario un link personale per prenotare la prossima lezione. Mario apre il link, vede solo gli orari disponibili per il suo operatore e conferma l’appuntamento. La lezione viene inserita nel calendario del CRM.
Capitolo 8 — Comunicazioni WhatsApp ed email
DOGTRAIN può aiutare il centro a inviare comunicazioni operative: messaggi di benvenuto, link, conferme, promemoria, inviti a eventi e messaggi manuali dalla scheda cliente.
WhatsApp è spesso il canale principale per il rapporto con il cliente. L’email può essere usata come canale parallelo per comunicazioni di servizio, link, conferme o messaggi più formali.
Esempio
Dopo la prenotazione di una lezione, il cliente riceve un messaggio di conferma. Due ore prima dell’appuntamento riceve un promemoria automatico con giorno, orario e indicazioni utili.
Capitolo 9 — Creare una propria pagina personale senza usare i moduli del CRM
Un centro può usare i moduli pubblici già presenti nel CRM, ma non è obbligato a farlo. È possibile creare una propria pagina personale, landing page o pagina pubblicitaria usando Joomla, WordPress, HTML statico o qualsiasi altro sistema esterno.
In questo caso la pagina può essere costruita liberamente, con testi, immagini, video, struttura grafica e contenuti scelti dal centro. Il CRM può essere collegato solo nel punto in cui il visitatore deve lasciare i propri dati.
Idea semplice
La pagina pubblica presenta il servizio. Quando l’utente clicca su “Richiedi informazioni” o “Prenota il primo contatto”, il pulsante porta al modulo del CRM.
Esempio
Il centro crea una landing in Joomla con titolo, foto, video e testimonianze. Alla fine della pagina inserisce un pulsante “Voglio essere contattato” che apre il modulo del CRM.
Capitolo 10 — Collegare una pagina esterna al CRM tramite modulo.php
Per collegare una pagina esterna al CRM si può usare un semplice link verso il modulo pubblico del gestionale. L’indirizzo può essere simile a questo:
https://tuodominio.it/optin/modulo.php
Se il centro usa landing diverse, può essere utile aggiungere un parametro per riconoscere da quale pagina arriva il contatto:
https://tuodominio.it/optin/modulo.php?landing=cane-educato
In una pagina HTML o Joomla, il pulsante può essere inserito così:
<a href="/optin/modulo.php?landing=cane-educato" class="btn btn-primary">Richiedi informazioni</a>
Se la pagina si trova su un altro dominio, è meglio usare il link completo:
<a href="https://tuodominio.it/optin/modulo.php?landing=cane-educato">Richiedi informazioni</a>
Esempio pratico
Il centro crea una pagina pubblicitaria chiamata “Cane educato”. Il pulsante principale della pagina porta a /optin/modulo.php?landing=cane-educato. Quando il cliente compila il modulo, la richiesta entra nel CRM e può essere gestita dal backoffice.
Capitolo 11 — Controlli finali prima dell’uso reale
Prima di usare il CRM con clienti reali, il master dovrebbe fare alcuni test semplici.
- accedere al backoffice con l’utente master;
- verificare i dati del centro;
- creare almeno un operatore di test, se serve;
- configurare disponibilità e chiusure del calendario;
- creare un cliente di prova;
- aggiungere un cane di prova;
- generare un link di prenotazione;
- aprire il link da telefono;
- prenotare un appuntamento di test;
- verificare che l’appuntamento compaia nel calendario;
- inviare un messaggio WhatsApp o email di prova, se configurati;
- controllare che il modulo pubblico salvi correttamente la richiesta nel CRM.
Regola pratica
Prima di mandare link a clienti reali, prova sempre il flusso come se fossi un cliente: apri la pagina da smartphone, compila il modulo, prenota un orario e controlla cosa arriva nel backoffice.
Capitolo 12 — Dopo la configurazione iniziale
Dopo i primi test, il centro può iniziare a usare DOGTRAIN nel lavoro quotidiano. Le funzioni possono essere attivate progressivamente: prima clienti e calendario, poi link pubblici, poi comunicazioni automatiche, operatori, report e integrazioni avanzate.
Non è necessario usare subito tutto. DOGTRAIN può essere introdotto per gradi, mantenendo il centro operativo e riducendo il rischio di confusione nel passaggio dal vecchio metodo di lavoro al CRM.